Penyediaan data dan informasi kependudukan bukanlah hal yang mudah. Beragam upaya telah dilakukan di berbagai daerah di Papua dan Papua Barat untuk meningkatkan cakupan data dan informasi kependudukan, namun tantangan geografis dan sebaran penduduk yang tinggi masih menjadi momok yang menghantui.
Selain itu, ada pula kendala infrastruktur pencatatan dan penyimpanan data dan informasi kependudukan. Kondisi geografis dan jarak antar kampung setidaknya dapat diatasi bila Pemerintah Kampung dan Distrik menggunakan sistem pengumpulan data dan memiliki perangkat penyimpanan data yang mumpuni. Ini termasuk ketersediaan komputer atau laptop, tenaga enumerator dan operator sistem database, dan aparat Kampung dan Distrik yang melek teknologi informasi dan pemanfaatan data untuk diaplikasi ke dalam perencanaan pembangunan.
Dalam upaya meningkatkan kualitas penyediaan data bagi layanan dasar yang berbasis kampung, Program LANDASAN II memperkenalkan Sistem Administrasi dan Informasi Kampung (SAIK) kepada 223 kampung di Papua dan Papua Barat. Di tingkat distrik (kecamatan) Program LANDASAN II juga sedang mengembangkan Sistem Administrasi dan Informasi Distrik (SAID). Beberapa distrik sudah mempersiapkan Sistem Administrasi dan Informasi Distrik, yaitu: Distrik Sentani Timur di Kabupaten Jayapura (sudah operasional), Distrik Demta di Kabupaten Jayapura, Distrik Teluk Kimi di Kabupaten Nabire, Distrik Momiwaren di Kabupaten Manokwari Selatan dan Distrik Makbon di Kabupaten Sorong.

Apa itu SAIK dan SAID?
SAIK (Sistem Administrasi dan Informasi Kampung) adalah sebuah sistem administrasi dan informasi berbasis web yang berisi data kependudukan, sosial dan ekonomi setiap rumah tangga yang ada di dalam satu kampung. SAIK dapat digunakan secara on-line maupun off-line. Selain menjadi sebuah pangkalan data, SAIK juga menyimpan template administrasi untuk mengurus surat-surat yang dibutuhkan penduduk di tingkat kampung sehingga administrasi kampung menjadi lebih efisien.
SAID (Sistem Administrasi dan Informasi Distrik/ Kecamatan) adalah sebuah sistem administrasi dan informasi pada tingkat distrik yang merupakan konsolidasi dari seluruh SAIK dari seluruh kampung dalam satu distrik, data semua sekolah dasar di dalam satu distrik dan data dari Puskesmas yang ada di dalam distrik tersebut, serta informasi tentang distrik itu sendiri. SAID memuat data kependudukan, sosial dan ekonomi penduduk di distrik, serta cakupan layanan puskesmas serta sekolah dasar (SD). Selain itu SAID juga memuat data tentang perencanaan dan penganggaran kampung, puskesmas dan sekolah dasar (SD) yang berada di dalam satu distrik.

Mengapa SAIK & SAID Penting
Sebelum adanya SAIK, kampung tidak memiliki data yang jelas dan akurat, sehingga perencanaan program dan penyusunan anggaran kampung dilakukan secara serampangan dan tidak terbuka oleh aparatur kampung. Namun setelah ada SAIK, penyusunan rencana dan anggaran kampung didasarkan pada kebutuhan dan potensi kampung seperti terpaparkan di dalam SAIK. Perencanaan dan penganggaran kampung pun dilakukan berbasis data yang riil dan obyektif, karena data di dalam SAIK dikumpulkan sesuai dengan alamat, nama dan kondisi yang paling mutakhir.
"Sebelum LANDASAN masuk dan memperkenalkan SAIK, saya sering mengarang dalam membuat laporan. Sekarang saya sangat terbantu. Semua ada data yang jelas. Laporan yang kami buat juga semuanya bisa dijelaskan dengan data" Ujar Hendrik Betai, Mantan Sekretaris DIstrik Momiwaren yang saat ini bekerja sebagai Kabid Persidangan DPRD Manokwari Selatan tetapi tetap aktif memfasilitasi persiapan SAID di distrik Momiwaren.
Data tentang rencana, anggaran dan laporan keuangan kampung pun disimpan di dalam SAIK. Setiap warga bisa meminta data tentang perencanaan dan penganggaran kampung untuk ditampilkan atau dilihat. Masing-masing keluarga juga bisa melihat pada level mana kondisi social dan ekonomi mereka dibandingkan dengan keluarga-keluarga lain di kampung, melalui tabulasi data tentang indicator social dan ekonomi warga kampung. Setiap keluarga juga bisa menginformasikan perubahan profil keluarganya, setelah diverifikasi oleh kader kampung di rumahnya masing-masing. Data tentang rumah tangga, setelah dimasukkan di dalam SAIK, bisa diperbaharui jika ada perubahan pada rumah tangga tersebut. Misalnya, perubahan pada rumahnya, dari lantai tanah ke lantai ubin, dari dinding papan menjadi dinding tembok, dan sebagainya. Perubahan data ini juga akan mendorong perubahan pada rencana dan anggaran pembangunan kampung pada tahun berikutnya.
SAIK menampilkan data yang akurat dan mutakhir di satu kampung. Kunci dari SAIK yang terupdate dan mutakhir ini adalah peranan kader pemberdayaan masyarakat kampung (KPMK). Masing-masing kampung telah dilatih minimal dua orang KPMK yang menjadi operator SAIK dan sekaligus melakukan pendataan awal dan pemutakhiran data untuk periode tertentu. KMPK membantu kepala kampung dan kepala Badan Musyawarah Kampung (Bamuskam) untuk menyiapkan data yang diperlukan untuk perencanaan dan penganggaran kampung, dan memasukkan semua data tentang perencanaan dan penganggaran kampung di dalam SAIK. Apakah perencanaan (Musrenbang) dimulai dari tingkat RT atau dusun, data SAIK tetap menjadi acuan untuk pengambilan keputusan.
Bisa dipastikan kalau KPMK tidak didukung kampung, data SAIK tidak akan lengkap dan tuntas, serta perencanaan dan penganggaran kampung tidak dibuat berdasarkan data yang akurat. Kemungkinan besar perencanaan dan penganggaran kampung juga berakhir dengan tidak transparan, dan peluang untuk penyimpangan penggunaan dana kampung akan terbuka lebar.
Masing-masing rumah tangga juga bisa mengetahui apakah rumah tangganya akan mendapatkan alokasi anggaran pembangunan kampung pada tahun berikutnya berdasarkan prioritas kampung dan data yang ada di dalam SAIK. Jika kampung memprioritaskan pengentasan kemiskinan dengan menurunkan jumlah rumah tangga yang mempunyai bangunan rumah yang masuk kategori miskin, maka setiap rumah tangga bisa memprediksi apakah rumah tangganya akan masuk di dalam prioritas tersebut sesuai dengan kondisi rumahnya. Demikian pun jika prioritas kampung ditujukan pada penurunan tingkat kemiskinan dari segi pendapatan rumah tangga, dan sebagainya. Indikatornya sudah ada di dalam SAIK, sehingga proses musyawarah berjalan lancar dan transparan. Kepala Kampung Nendali dan Ayapo mengungkapkan “Proses perencaaan pembangunan dengan adanya SAIK lebih baik dan transparan”.
Rencana dan anggaran kampung yang sudah ditetapkan dalam musyawarah kampung selain disimpan di dalam SAIK juga dicetak dan dipajang di kantor kampung sehingga semua orang bisa melihat apa saja yang akan dilaksanakan di kampung dan berapa anggarannya.
Program LANDASAN II juga membantu perbaikan tata kelola pada puskesmas dan sekolah-sekolah dasar di setiap distrik wilayah kerja LANDASAN II. Pemberdayaan kampung diintegrasikan dengan peningkatan kinerja dan tata kelola di Puskesmas dan Sekolah Dasar. Sekolah dasar (SD) menjadi bagian dari kampung dan kampung didorong untuk mempunyai rasa tanggungjawab untuk membantu agar layanan SD berjalan dengan baik dan bermutu, karena yang menjadi murid di dalam SD-SD tersebut adalah anak-anak dari kampung itu juga. Demikian pun Puskesmas dan Puskesmas Pembantu (PUSTU). Agar kesehatan warga kampung terjamin, maka kampung perlu untuk turut membantu peningkatan layanan Puskesmas.
Dengan demikian unit-unit layanan dasar di dalam distrik juga merasakan manfaat dari kehadiran Program Landasan II. Seperti yang diungkapkan Ibu Satriyani Arsya, Operator SD 62 Gaya Baru “Sebelum ada LANDASAN, kami seakan kerja sendiri. Sekarang kampung mulai membantu kami, karena LANDASAN melibatkan kampung dalam perencanaan sekolah”. Beliau juga menceritakan bahwa saat ini sedang diusulkan pembuatan perpustakaan sekolah karena setelah didata, sekolah ini belum memiliki perpustakaan sedangkan jumlah buku cukup banyak.
Data dari seluruh kampung yang ada di dalam satu distrik, yang sudah dimasukkan di dalam SAIK, data sekolah dari semua sekolah dasar di dalam satu distrik, dan data Puskesmas diintegrasikan di dalam Sistem Administrasi dan Informasi Distrik (SAID). Perencanaan Puskesmas, laporan keuangan Puskesmas, RUK, data tentang penyakit-penyakit yang umum tersebar di kampung-kampung di wilayah kerja Puskesmas, dan ketersediaan jenis layanan di dalam Puskesmas dimasukkan ke dalam SAID. Demikian pula dengan data sekolah: RKS, RKAS, EDS dan sebagainya dirangkum di dalam SAID. Kepala distrik dan sekretaris distrik dibantu seorang operator menjadi pengelola SAID.
Dengan adanya integrasi data melalui SAID, distrik bisa dengan mudah mendapatkan informasi tentang apa yang terjadi di masing-masing kampung dan masing-masing sekolah, dan juga di Puskesmas. Aparat distrik juga bisa melihat di mana kekurangan dan kelebihan masing-masing kampung dan unit-unit layanan, dengan melihat data di dalam SAID. Distrik juga dapat mengidentifikasi penduduk yang belum memiliki KTP, Kartu Keluarga, Akte Kelahiran, dengan melihat data SAIK, sehingga bisa langsung mengambil tindakan. Puskesmas juga bisa melihat kampung mana yang perlu mendapat perhatian layanan kesehatan pada aspek penyakit tertentu, dengan melihat data SAIK yang sudah diintegrasikan di dalam SAID.
Kini puskesmas bisa mempresentasikan kebutuhan puskesmas pada setiap Musrenbang kampung sesuai dengan kebutuhan kampung akan layanan kesehatan. Puskesmas dan sekolah bisa mengetahui jadwal Musrenbang Kampung melalui SAID yang online, dan mereka bisa mempresentasikan rencana kegiatan tahunannya di dalam Musrenbang atau pada pertemuan-pertemuan Pra-Musrenbang.
SAID mempermudah distrik untuk mengelola dan mengendalikan serta mengkoordinasikan kerjasama antara kampung dan unit-unit layanan. Demikian pun unit-unit layanan mudah bersynergy dengan kampung. “Itulah kekuatan data yang terintegrasi”, kata Steve Ohee, kepala distrik Sentani Timur.

Pengumpulan Data
Pengumpulan data SAIK dilakukan dengan mendatangi masing-masing rumah tangga. Pengumpulan data dilakukan oleh Kader Pemberdayaan Masyarakat Kampung (KPMK) dengan cara melakukan wawancara dan pengisian formulir yang sudah disiapkan untuk setiap keluarga dalam satu kampung. Dalam setiap formulir tertera nomor kartu keluarga. Jika sebuah rumah tangga belum memiliki kartu keluarga, langsung dicatat tersendiri untuk dilaporkan ke tingkat distrik.
Jika kepala rumah tangga dan ibu rumah tangga tidak ada di tempat, pendataan tidak dapat dilaksanakan. Pendataan baru bisa dilaksanakan ketika bapak dan ibu rumah tangga ada di rumahnya. Setelah formulir pendataan selesai diisi, anggota rumah tangga akan diambil foto bersama di depan atau di samping rumah sesuai keinginan anggota rumah tangga.
Data yang dikumpulkan mencakup data kependudukan, kesehatan, pendidikan, jaminan sosial, pendapatan, kondisi rumah, kepemilikan tanah, produksi/panen setiap tahun, jenis pekerjaan dan lainnya.
Data-data yang telah terkumpul kemudian dimasukkan satu per satu ke dalam aplikasi SAIK oleh kader. Untuk menentukan tingkat kemiskinan rumah tangga, kepala kampung dan badan musyawarah kampung perlu menyepakati indikator-indikatornya. Sehingga begitu data dimasukkan ke dalam SAIK, rumah tangga dalam kampung sudah bisa dikelompokkan menurut setiap indikator yang telah disepakati tersebut.
Setelah data seluruh penduduk dalam satu kampung terisi, maka aplikasi SAIK tersebut sudah lengkap dan dapat segera digunakan.
Database SAIK dari setiap kampung kemudian dikonsolidasikan dan disalin ke dalam satu basis data sehingga menjadi sebuah kumpulan data dalam sistem di tingkat distrik, yang disebut SAID.
Dengan demikian, pemerintah distrik memiliki informasi yang akurat dan updated tentang berbagai data dan informasi terkait pendidikan, kesehatan, kepemilikan identitas hukum serta perlindungan sosial dan kemiskinan berbasis kampung pada distrik tersebut.